Практична ситуація. Товариство з обмеженою відповідальністю — платник єдиного податку 3 групи (ставка 5%, без ПДВ) — здійснює міжнародні автомобільні перевезення вантажів. Керівництвом видано внутрішній наказ про встановлення фіксованої суми добових у розмірі 500 грн за кожний календарний день перебування водія за кордоном. Нижче проаналізовано правомірність такого рішення з погляду податкового й трудового законодавства станом на 2026 рік, а також приховані ризики під час перевірок ДПС та Держпраці.
Головний ризик
Найбільша проблема міжнародних автоперевізників полягає не в сумі 500 грн, а в розмежуванні двох правових режимів: службового відрядження та роботи з роз'їзним (пересувним) характером. Від цього залежить, чи оподатковується виплата.
Встановлення комерційним підприємством (зокрема ТОВ на єдиному податку 3 групи без ПДВ) фіксованих добових у розмірі 500 грн за кожний календарний день закордонного службового відрядження є правомірним і не створює об'єкта оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ. Проте така виплата безпечна лише за одночасного дотримання чотирьох вимог:
- Кваліфікація поїздки як відрядження. У колективному договорі, трудових договорах із водіями або Положенні про службові відрядження рейси прямо визначені як службові відрядження, а не як робота, що постійно проходить у дорозі чи має роз'їзний (пересувний) характер.
- Дотримання неоподатковуваного ліміту. Згідно з пп. 165.1.11 та пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПКУ) до оподатковуваного доходу не включаються добові на закордонне відрядження в сумі, що не перевищує 80 євро за кожний календарний день за офіційним курсом НБУ. Сума 500 грн суттєво нижча, тому додатковий дохід працівника не виникає, а ПДФО (18%) і військовий збір (5%) не утримуються.
- Наказ і первинні підтвердні документи. Кількість днів відрядження визначається за наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування у рейсі. Без наказу або доказів уся сума добових включається до оподатковуваного доходу водія.
- Оплата днів по Україні. Внутрішній наказ має визначати ставку добових не лише за дні за межами України, а й за дні руху територією України (від місця постійної роботи до пункту пропуску й у зворотному напрямку).
Вплив статусу платника єдиного податку 3 групи
Статус платника єдиного податку 3 групи (5%) не змінює порядку нарахування, виплати й оподаткування витрат на відрядження найманих працівників. Платник єдиного податку виконує обов'язки податкового агента щодо ПДФО та військового збору у разі виникнення оподатковуваного доходу працівника (розділ XIV ПКУ). На базу оподаткування єдиним податком добові не впливають, оскільки об'єктом оподаткування для 3 групи є дохід (виручка).
Чи достатньо одного наказу керівника без Положення про відрядження
Законодавство не забороняє встановити розмір добових окремим наказом керівника (що узгоджується з позицією Мінекономіки у листі від 27.01.2022 № 4711-06/4121-01). Проте для міжнародного перевізника обмежуватися лише наказом про ставку 500 грн ризиковано: під час перевірки інспектори ДПС насамперед досліджують, чи є поїздка водія службовим відрядженням за своєю правовою природою. Найбезпечніше поєднати затверджене Положення про службові відрядження, наказ про розмір добових, індивідуальні накази на рейси та повний комплект транспортних документів.
Варіант А. Рейси як службові відрядження
Відповідно до п. 2 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну від 13.03.1998 № 59, далі — Інструкція № 59) службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором.
Для небюджетних підприємств Інструкція № 59 є орієнтиром, а наведене застереження дає змогу самостійно визначити в колективному договорі, локальних актах і трудових договорах із водіями, що їхні поїздки є службовими відрядженнями. За усталеним підходом судів сам факт роботи водієм не позбавляє права на неоподатковувані добові, якщо такі поїздки визначені як відрядження й підтверджені первинними документами.
Варіант Б. Роз'їзний (пересувний) характер робіт
Якщо колективним договором, Положенням про оплату праці або трудовими договорами встановлено, що робота водіїв постійно проходить у дорозі або має роз'їзний характер, правила ст. 121 КЗпП та п. 170.9 ПКУ про відрядження не застосовуються. У такому разі діє постанова КМУ від 31.03.1999 № 490 про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів. Основні правила:
- Підприємства самостійно встановлюють розмір надбавки в колективних договорах або за погодженням із замовником (п. 1 постанови № 490).
- За роботи за межами України граничний розмір надбавки за день не повинен перевищувати 80% граничних норм добових витрат для закордонних відряджень, установлених КМУ (п. 2 постанови № 490; додаток 1 до постанови КМУ від 02.02.2011 № 98).
- ПДФО та військовий збір. За позицією ДПС (ЗІР, категорія 103.02) така надбавка відповідно до пп. 14.1.48 ПКУ прирівнюється до заробітної плати й оподатковується ПДФО за ставкою 18% (пп. 164.2.1, п. 167.1 ПКУ) та військовим збором за ставкою 5% (п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
- ЄСВ. Надбавка за постійну роботу в дорозі чи роз'їзний характер у межах норм законодавства не входить до фонду оплати праці (п. 3.16 Інструкції зі статистики заробітної плати № 5) і звільнена від ЄСВ за п. 10 розд. І Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.
Добові й надбавка за роз'їзний характер не виплачуються одночасно
Надбавка за роз'їзний характер виплачується замість добових, а не паралельно з ними. Якщо документально роботу водіїв визначено як роз'їзну, виплата «добових» під час перевірки ДПС призведе до перекваліфікації суми в зарплатну надбавку з донарахуванням 18% ПДФО та 5% військового збору.
- У разі вибору Моделі 1 (відрядження) з кадрових документів водіїв слід виключити будь-які згадки про «роз'їзний (пересувний) характер робіт».
- У разі вибору Моделі 2 (роз'їзний характер) у документах не слід вживати терміни «відрядження» та «добові».
| Критерій | Модель 1: службове відрядження (добові 500 грн/день) | Модель 2: роз'їзний характер (надбавка 500 грн/день) |
|---|---|---|
| Нормативна підстава | Ст. 121 КЗпП, пп. 165.1.11 і пп. 170.9.1 ПКУ, п. 2 розд. І Інструкції № 59 | Постанова КМУ № 490, постанова КМУ № 98 (додаток 1) |
| Граничний ліміт за кордоном | 80 євро за календарний день за курсом НБУ (пп. 170.9.1 ПКУ) | 80% норм добових за додатком 1 до постанови № 98 для відповідної країни (п. 2 постанови № 490) |
| ПДФО (18%) | Не утримується за наявності наказу й підтвердних документів | Утримується (пп. 14.1.48, пп. 164.2.1 ПКУ; ЗІР 103.02) |
| Військовий збір (5%) | Не утримується | Утримується у складі доходів у формі заробітної плати |
| ЄСВ (22%) | Не нараховується (п. 6 розд. І Переліку № 1170, п. 3.15 Інструкції № 5) | Не нараховується в межах норм постанови № 490 (п. 10 розд. І Переліку № 1170, п. 3.16 Інструкції № 5) |
| Податковий розрахунок (Додаток 4ДФ) | У межах неоподатковуваних норм не відображається; ознака доходу «118» застосовується лише до оподатковуваних (надлишкових або непідтверджених) сум | Відображається у складі заробітної плати з ознакою доходу «101»; у Додатку Д1 з ЄСВ не відображається |
| Наказ на кожний рейс | Обов'язковий (пп. 170.9.1 ПКУ) | Не складається; достатньо затвердженого графіка руху чи маршрутного листа й табеля |
Чи порушує сума 500 грн мінімальні гарантії
Стаття 121 КЗпП гарантує виплату добових за час перебування у відрядженні, але для комерційних підприємств не встановлює їх мінімального розміру. Норми постанови КМУ № 98 обов'язкові лише для державних органів і підприємств, що утримуються за рахунок бюджету. Мінекономіки в листі від 27.01.2022 № 4711-06/4121-01 підтвердило, що небюджетні підприємства самостійно визначають розмір добових у внутрішніх документах.
Раніше Мінсоцполітики (лист від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28) висловлювало думку, що норми постанови № 98 є мінімальними гарантіями для всіх роботодавців. Листи міністерств не є нормативно-правовими актами. Закордонні норми додатка 1 до постанови № 98 (переважно 40–65 доларів США або євро на добу) значно перевищують 500 грн (приблизно 10–11 євро), проте низький розмір добових сам по собі не робить виплату незаконною і не створює бази для ПДФО.
Згода працівника на 500 грн не змінює податкової природи виплати: якщо за документами це надбавка за роз'їзний характер, вона залишається оподатковуваною складовою заробітної плати.
Дні руху по Україні
Міжнародний рейс майже завжди включає час руху територією України: від автопарку до пункту пропуску, очікування у черзі на кордоні, повернення до автопарку. За ст. 121 КЗпП добові виплачуються за кожний день перебування у службовому відрядженні. Днем вибуття вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи (п. 7 розд. І Інструкції № 59).
Критична помилка в наказах перевізників
Якщо наказом встановлено добові 500 грн лише за дні за кордоном, а за дні руху територією України до перетину кордону та після повернення нараховується 0 грн, це створює ризик порушення ст. 121 КЗпП. Відповідальність за порушення трудового законодавства передбачена ст. 265 КЗпП.
Варіант 1 (єдина ставка, найбезпечніший). Встановити 500 грн за кожний календарний день відрядження незалежно від того, припадає він на рух по Україні чи на перебування за кордоном. Для днів у межах України неоподатковуваний ліміт за пп. 170.9.1 ПКУ становить 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року і у 2026 році перевищує 500 грн, а бюджетна норма за постановою № 98 для відряджень по Україні — 300 грн.
Варіант 2 (диференційована ставка). Окремо прописати ставку за дні в межах України (наприклад, 350 або 400 грн) і ставку за дні за кордоном (500 грн), зафіксувавши в Положенні правило оплати дня перетину кордону.
Для добових не потрібне підтвердження чеками на харчування. Підтверджувати необхідно факт і тривалість перебування у відрядженні та його господарську мету. Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ кількість днів визначається за наказом про відрядження за наявності доказів перебування у відрядженні: відміток прикордонних служб, проїзних документів, рахунків на проживання або інших документів. За їх відсутності добові включаються до оподатковуваного доходу працівника.
Обов'язковий пакет документів для ТОВ-перевізника
- Положення про службові відрядження й трудові договори з водіями: закріплюють статус поїздок як службових відряджень і правила розрахунку добових.
- Наказ про розмір добових 500 грн: фіксує норму для закордонних рейсів і днів руху територією України.
- Індивідуальний наказ про відрядження на кожний рейс: мета, маршрут (країни й пункти призначення), строк, ПІБ водія, державний номер транспортного засобу.
- CMR: підтверджує фактичне виконання перевезення, дати завантаження, митного оформлення та розвантаження.
- Тахографічні дані та облік робочого часу: файли `.ddd` з картки водія й роздруківки, маршрутні листи чи графіки руху, дані GPS-моніторингу.
- Документи про перетин кордону та попутні витрати: відмітки в паспорті, дані «єЧерга», митні декларації, квитанції про оплату дорожніх зборів, паркування, пального.
- Бухгалтерська довідка-розрахунок або авансовий звіт. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (пп. 170.9.4 ПКУ), подається у разі виникнення оподатковуваного доходу або використання готівки понад суму добових. Якщо водієві перераховуються лише неоподатковувані добові без перевитрати готівки, достатньо бухгалтерської довідки з копіями CMR і даними тахографа.
Нове Положення про робочий час водіїв (з 26.07.2026)
З 26 липня 2026 року діє нова редакція Положення про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затверджена наказом Мінрозвитку громад та територій від 12.12.2025 № 1727 (змінює Положення, затверджене наказом Мінтрансу від 07.06.2010 № 340). Нова редакція гармонізована з нормами ЄС, зокрема Регламентом (ЄС) № 561/2006, і посилює роль тахографів. Збіг даних тахографа, CMR та наказу про відрядження є вагомим доказом фактичного перебування водія у відрядженні.
- Ревізія кадрових документів. Перевірити колективний договір, трудові договори, посадові інструкції, накази про прийняття на роботу; виключити формулювання про роз'їзний характер робіт.
- Положення про службові відрядження. Прямо зазначити, що поїздки водіїв за маршрутами внутрішніх і міжнародних перевезень є службовими відрядженнями.
- Уточнення наказу про добові. Поширити ставку 500 грн (або встановити окрему ставку) на дні руху територією України в межах закордонного рейсу.
- Синхронізація первинних документів. Забезпечити збіг дат у наказі про відрядження, CMR, табелі та даних тахографа.
- Звітність. У програмі Medoc враховувати: неоподатковувані добові (до 80 євро на день за наявності підтвердних документів) у Додатку 4ДФ не відображаються, а надбавка за роз'їзний характер включається до бази ПДФО та військового збору з ознакою доходу «101» без нарахування ЄСВ.
Нижче наведено шаблони для підприємства на єдиному податку 3 групи, яке оформлює міжнародні рейси водіїв як службові відрядження. Реквізити й назви умовні.
Зразок 1. Витяг із Положення про службові відрядження
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ТОВ «Транс-Логістик»
від «___» __________ 2026 р. № ___
ПОЛОЖЕННЯ про службові відрядження працівників ТОВ «Транс-Логістик» (витяг)
1. Загальні положення та правовий статус поїздок водіїв
1.1. Це Положення розроблено відповідно до ст. 121 КЗпП України, пп. 165.1.11 та п. 170.9 ст. 170 ПКУ, з урахуванням п. 2 розд. І Інструкції про службові відрядження, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (у частині, що використовується небюджетними підприємствами як допоміжний документ).
1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за наказом директора Товариства на певний строк до іншого населеного пункту (в межах України та/або за кордон) для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
1.3. Відповідно до трудових договорів та цього Положення усі службові поїздки водіїв за маршрутами внутрішніх і міжнародних перевезень вантажів визнаються службовими відрядженнями. Роз'їзний (пересувний) характер робіт для водіїв не встановлюється, норми постанови КМУ від 31.03.1999 № 490 не застосовуються.
1.4. Місцем постійної роботи водіїв є виробнича база (автопарк) Товариства за адресою: ____________________.
2. Направлення у закордонне відрядження та обчислення строків
2.1. Водій направляється у відрядження на підставі індивідуального наказу директора перед кожним рейсом. У наказі зазначаються: ПІБ і посада працівника; мета відрядження (виконання договору/заявки на міжнародне перевезення); маршрут (країни, пункти завантаження й розвантаження); строк відрядження; марка, модель і державний номер транспортного засобу.
2.2. Днем вибуття вважається календарна доба, протягом якої транспортний засіб відправляється з автопарку Товариства, днем прибуття — доба, протягом якої транспортний засіб повертається до автопарку після завершення рейсу.
2.3. Час перебування у відрядженні включає дні руху й очікування на території України (до перетину кордону при виїзді та після перетину при поверненні), а також дні перебування за межами митного кордону України.
3. Встановлення та виплата добових
3.1. За кожний календарний день перебування у відрядженні (включно з вихідними, святковими днями, часом у дорозі та вимушеними зупинками, зокрема очікуванням у черзі в пунктах пропуску) виплачуються добові.
3.2. Розмір добових для відряджень в Україні та за кордон встановлюється окремим наказом директора в гривні з дотриманням граничних неоподатковуваних норм, визначених пп. 170.9.1 ПКУ.
3.3. Добові за дні прямування територією України під час закордонного відрядження нараховуються й виплачуються в обов'язковому порядку за ставкою, затвердженою наказом директора.
3.4. Добові виплачуються в безготівковій формі на особистий платіжний рахунок працівника або із застосуванням корпоративного платіжного інструмента.
4. Підтвердження перебування у відрядженні та звітність
4.1. Кількість днів у закордонному відрядженні визначається за наказом про відрядження за наявності документальних доказів:
- CMR з відмітками вантажовідправника, митних органів і вантажоодержувача;
- даних цифрового або смарт-тахографа (файли `.ddd` і/або роздруківки), маршрутних листів чи графіків руху, відомостей обліку робочого часу та часу відпочинку водія відповідно до Положення, затвердженого наказом Мінрозвитку громад та територій від 12.12.2025 № 1727;
- відміток прикордонних служб, даних «єЧерга», митних декларацій;
- документів про витрати під час рейсу (дорожні збори, паркування, пально-мастильні матеріали, сервіс).
4.2. Підтвердження особистих витрат водія на харчування й інші потреби в межах затверджених добових не вимагається.
4.3. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається у випадках, визначених пп. 170.9.4 ПКУ. В інших випадках розрахунок добових за завершений рейс оформлюється бухгалтерською довідкою на підставі наказу про відрядження й документів, перелічених у п. 4.1.
Зразок 2. Наказ про встановлення розміру добових 500 грн
ТОВ «ТРАНС-ЛОГІСТИК»
Код ЄДРПОУ 00000000
НАКАЗ
«___» __________ 2026 р. м. ____________ № ___-ОД
Про встановлення норм добових витрат при направленні працівників у службові відрядження в межах України та за кордон
Керуючись ст. 121 КЗпП України, пп. 165.1.11 та пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, з урахуванням листа Мінекономіки від 27.01.2022 № 4711-06/4121-01 та на виконання п. 3.2 Положення про службові відрядження працівників ТОВ «Транс-Логістик», —
НАКАЗУЮ:
1. Встановити з «___» __________ 2026 року для працівників Товариства (зокрема водіїв, які здійснюють внутрішні та міжнародні перевезення вантажів) такі фіксовані добові за кожний календарний день перебування у службовому відрядженні:
- за кордоном (включно з днем перетину державного кордону) — 500,00 грн за добу;
- в межах України, а також за дні прямування територією України під час закордонного відрядження (до дня перетину кордону при виїзді та після нього при поверненні) — 500,00 грн за добу.
2. Головному бухгалтеру:
- нараховувати й виплачувати добові в зазначених розмірах виключно за наявності індивідуального наказу про відрядження та первинних документів, що підтверджують перебування у відрядженні (CMR, дані тахографа, відомості обліку робочого часу, відмітки про перетин кордону);
- контролювати неперевищення встановленої суми над граничними неоподатковуваними нормами пп. 170.9.1 ПКУ (80 євро за календарний день закордонного відрядження за курсом НБУ та 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року для відряджень у межах України).
3. Фахівцю з кадрів ознайомити з наказом під підпис головного бухгалтера, керівників підрозділів і водіїв.
4. Контроль за виконанням залишаю за собою.
Директор ТОВ «Транс-Логістик» _______________ Ім'я ПРІЗВИЩЕ
З наказом ознайомлені:
Головний бухгалтер _______________ Ім'я ПРІЗВИЩЕ «___» __________ 2026 р.
Водій _______________ Ім'я ПРІЗВИЩЕ «___» __________ 2026 р.
Чи потрібно порівнювати 500 грн із 80 євро за курсом НБУ на кожний день рейсу
Формально порівняння з неоподатковуваною межею здійснюється за офіційним курсом гривні до євро на кожний день відрядження. Оскільки 500 грн у кілька разів менше за гривневий еквівалент 80 євро, коливання курсу не призводять до перевищення ліміту.
Чи можна виплачувати добові за кордон у гривнях на картку водія
Так. Небюджетне підприємство може встановити добові в гривні та перераховувати їх на особисту або корпоративну картку. За кордоном банк автоматично конвертує суму у валюту країни перебування.
Які наслідки, якщо наказ про відрядження не оформлено або немає первинних документів
За відсутності наказу чи документальних доказів перебування у відрядженні виплачені кошти не визнаються неоподатковуваними добовими: уся сума (500 грн за кожний день) включається до оподатковуваного доходу водія з утриманням ПДФО 18% та військового збору 5% і відображається в Додатку 4ДФ з ознакою доходу «118».
Фіксовані добові 500 грн за кордоном для водіїв-міжнародників на єдиному податку 3 групи правомірні й не призводять до нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ за умови, що рейси документально оформлені як службові відрядження. Для безпеки необхідно обрати одну модель оплати (відрядження або роз'їзний характер), прямо врегулювати оплату днів руху територією України, оформлювати наказ на кожний рейс і зберігати пакет первинних документів із даними тахографа та CMR.