Виправлення завищених сум ЄСВ, ПДФО та військового збору: покрокова інструкція для Додатків 1 та 4ДФ

Практичний розбір робочої ситуації бухгалтера з аналізом законодавства, правилами сумового коригування в Додатку 1 та методом заміни рядків у Додатку 4ДФ для уникнення подвійного оподаткування та штрафних санкцій.

Для Додатка 1 (ЄСВ) не потрібно використовувати два рядки (КТН «3» для видалення та КТН «2» для додавання). Достатньо одного рядка з КТН «3» на суму завищення. Для Додатка 4ДФ (ПДФО/ВЗ), де кодів типу нарахувань немає, застосовується метод повної заміни: один рядок на вилучення (ознака «1») і один рядок на введення правильного (ознака «0»). При цьому підсумковий рядок «Всього» у 4ДФ залишається порожнім.

Коди типу нарахувань (КТН) «2» і «3» мають чітке призначення:

• КТН «2» — збільшення раніше задекларованої зарплати, бази та ЄСВ (донарахування).
• КТН «3» — зменшення раніше задекларованої зарплати, бази та зайво нарахованого ЄСВ.

Якщо показники були завищені, формується лише один коригувальний рядок із КТН «3» на суму різниці (завищення). Суми вводяться без знака «мінус», оскільки функцію віднімання вже виконує сам код «3».

Практичний приклад для Д1

У прийнятому Д1 за березень помилково вказано: зарплата — 25 000 грн, ЄСВ — 5 500 грн.
Правильні дані: зарплата — 20 000 грн, ЄСВ — 4 400 грн.
Завищення становить: зарплата і база ЄСВ — 5 000 грн; ЄСВ — 1 100 грн.

Що робити з рядком «Усього» у Д1?

Підсумкові показники Д1 та головної частини Розрахунку повинні формуватися програмою автоматично на підставі коригувального рядка. Не потрібно вручну вписувати повні правильні суми за березень у підсумки. Програма (наприклад, Medoc) сама розрахує різницю, і саме ця різниця (зменшення зобов'язання) відобразиться у головній частині звіту.

У 4ДФ кодів типу нарахувань «2» і «3» не існує. Неможливо виправити окрему клітинку (наприклад, тільки суму ПДФО). Замінюється весь персоніфікований рядок.

Алгоритм дій:

1. Рядок на вилучення (ознака «1»): Повністю копіюється помилковий рядок із раніше поданого звіту (РНОКПП, ПІБ, помилкові суми доходу, ПДФО, ВЗ, ознака доходу, дати прийняття/звільнення, ознака ПСП). У графі 10 ставиться ознака «1».
2. Рядок на введення (ознака «0»): Формується правильний рядок з тими самими реквізитами працівника, але з правильними сумами доходу, ПДФО та військового збору. У графі 10 ставиться ознака «0».

Практичний приклад для 4ДФ

Помилково нараховано дохід 25 000 грн, ПДФО 4 500 грн, ВЗ 375 грн. Правильно: дохід 20 000 грн, ПДФО 3 600 грн, ВЗ 300 грн.

З 17 липня 2026 року набрали чинність нові форми Податкового розрахунку (Наказ Мінфіну України від 07.05.2026 № 243). Хоча базові принципи сумового коригування (КТН «2»/«3» для ЄСВ та ознаки «0»/«1» для доходів) залишилися незмінними, нумерація рядків та граф у нових формах оновлена. Для коректного формування уточнюючих розрахунків за минулі періоди критично важливо використовувати актуальні версії програмного забезпечення (наприклад, Medoc), які вже містять оновлені алгоритми перевірки та автоматичного розрахунку підсумків.