Перехідні відпускні у Податковому розрахунку: як відобразити та не задвоїти ЄСВ

Практичний розбір робочої ситуації бухгалтера з аналізом законодавства, правилами заповнення Додатка 1 та контрольними чек-листами для уникнення помилок при автоматизації обліку.

Коротка відповідь: Ні, у звіті за червень повторно відображати ці відпускні та нараховувати на них ЄСВ не потрібно! Ви виконали всі вимоги законодавства правильно ще в травні. Повторне включення перехідних сум до звітності за червень призведе до викривлення персоніфікованих даних, задвоєння доходу працівника та безпідставного повторного нарахування зобов'язань з ЄСВ.

Відповідно до Порядку заповнення Податкового розрахунку, перехідні відпускні відображаються у Додатку 1 за той звітний період, у якому їх фактично нарахували в бухгалтерському обліку, але з обов’язковим розподілом між календарними місяцями, на які припадають дні відпустки.

У звіті за травень потрібно сформувати окремі рядки для кожної частини відпускних:

У кожному такому рядку обов’язково зазначаються: код категорії застрахованої особи, КТН «10» у графі 09, відповідний місяць і рік у графі 10, сума відпускних, сума в межах максимальної бази ЄСВ та нарахований єдиний внесок. Відомості передаються до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

У Додатку 1 за червень не потрібно повторно зазначати червневу частину відпускних та ЄСВ, уже нарахований на цю суму у травні.

У червневому звіті відображаються лише нові нарахування:

• зарплата за фактично відпрацьований у червні час;
• інші виплати, фактично нараховані у червні;
• за потреби — різниця до мінімальної бази ЄСВ із КТН «13»;
• за відсутності нових сум нарахувань — відомості про кількість календарних днів перебування у трудових відносинах (окремий рядок без сум доходу та ЄСВ, але із заповненням днів трудових відносин).

Перехідні відпускні розподіляють за місяцями не лише для мінімальної, а й для максимальної бази нарахування ЄСВ.

Якщо сумарна сума менша за мінімальну зарплату, у звіті за червень формують окремий рядок із КТН «13» на різницю. При цьому рядок із самими відпускними не повторюють. Важливо: вимогу про мінімальну базу застосовують лише після перевірки статусу працівника, місця роботи, ставки ЄСВ та законодавчих винятків (наприклад, вона не застосовується до працівників за трудовим договором із нефіксованим робочим часом).

Контроль максимальної величини бази ЄСВ також проводиться окремо за травень, червень і липень. Сума перевищення максимальної бази внеском не обкладається.

Додаток 1 та Розрахунок 4ДФ заповнюються за різними принципами. У 4ДФ дохід відображається за фактом нарахування (гр. 3а) та виплати (гр. 3).

Якщо всі відпускні були нараховані й виплачені у травні, всю суму показують у 4ДФ за травень з ознакою доходу «101»:

• у графі 3а — нарахований дохід;
• у графі 3 — виплачений дохід;
• у відповідних графах — утримані та перераховані ПДФО і військовий збір.

У червні та липні ці суми в 4ДФ повторно не показують. Внутрішній розподіл відпускних для застосування податкової соціальної пільги не означає повторного відображення виплати в 4ДФ за наступні місяці.

Якщо у травневому звіті відпускні показали без КТН «10», із неправильним місяцем у графі 10 або з неправильно визначеною сумою/базою ЄСВ, необхідно виправити саме звітність за травень:

• до закінчення граничного строку подання — Розрахунком із типом «Звітний новий»;
• після закінчення граничного строку — Розрахунком із типом «Уточнюючий» (відповідно до нових форм звітності, що діють з 17.07.2026).